Documente
Păstrați contractele, procesele-verbale, schemele, certificatele și manualele la client, la lucrare sau la firmă, cu alertă înainte să expire.
TehnicianBirou / administratorSuper Admin
Meniul Documente (grupa „Firmă”) adună toate fișierele încărcate în aplicație. Administratorii încarcă și văd tot. Tehnicienii văd doar documentele bifate „Îl văd și tehnicienii”.
Încărcați un document
- Apăsați Încarcă document.
- Alegeți Clientul și, dacă e cazul, Locația. Pentru actele firmei alegeți „documentul firmei (fără client)”.
- Alegeți fișierul (PDF, poză, Word, Excel și altele, până la 25 MB).
- Scrieți Nume document (dacă îl lăsați gol, rămâne numele fișierului).
- Alegeți Tipul: Contract, Proces-verbal, Schemă / plan, Certificat / autorizație, Poliță, Manual, Factură, Fișă tehnică, Altele.
- Dacă documentul are termen, completați Expiră la.
- Bifați Îl văd și tehnicienii dacă trebuie să-l vadă echipa din teren, apoi salvați.
Documentele se pot încărca și direct dintr-o lucrare sau dintr-o intervenție, la cardul lor de documente; atunci rămân legate de lucrarea respectivă.
Găsiți un document
- Căutați după nume, client sau observații.
- Filtrați: toate documentele, doar ale firmei sau ale unui anumit client, și după tip.
- Bifa Expiră în 60 de zile arată doar ce expiră curând.
- Apăsați Deschide ca să vedeți documentul. Creionul de lângă (doar dacă aveți voie) deschide fereastra în care îl modificați, îl puteți Descărca sau Șterge documentul.
Antetul unic pe toate documentele (Super Admin)
În Setări firmă, cardul „Documente: antet, subsol, watermark”, Super Adminul alege cum arată toate PDF-urile făcute de aplicație: facturi, chitanțe, avize, oferte, contracte, foi de lucru, foi de parcurs, Service, RMA, rapoarte, comenzi.
- Deschideți Setări firmă și mergeți la cardul „Documente: antet, subsol, watermark”.
- La „Antetul unic” apăsați Încarcă sigla text. Antetul pornește când există sigla text.
- Dacă vreți altă siglă în stânga decât logo-ul firmei, apăsați Altă siglă în stânga (opțional).
- Completați Site și Rând în subsol.
- Lăsați bifat Folosește antetul unic pe documente.
- La „Watermark” puteți alege o poză (logo-ul sau una încărcată) și un text, cât de vizibil, mărimea, rotirea și pe ce documente apare.
Întrebări frecvente
Tehnicianul nu vede un document. De ce?
Documentul nu e bifat „Îl văd și tehnicienii”. Apăsați creionul de lângă document și bifați „Îl văd și tehnicienii”.
Ce se întâmplă când un document expiră?
Cu 30 de zile înainte apare alertă pe Dashboard; în lista de documente scrie „expiră în … zile” sau „expirat”.