Contracte
Registrul de contracte al firmei: număr automat, textul din model, PDF și Word pe antet, scanul semnat și facturarea „conform contract”, inclusiv lunar.
Birou / administratorSuper AdminModul opțional
Meniul Contracte (grupa „Bani”) este un modul opțional, pornit la cerere, și îl văd doar administratorii și Super Adminul. Contractele de mentenanță făcute în pagina Mentenanță apar aici singure.
Felurile de contract sunt: Prestări servicii, Execuție lucrări, Vânzare echipamente, Mentenanță și Cu furnizor / subcontractor. Contractele de mentenanță nu se fac de aici, ci din pagina Mentenanță (acolo se generează și vizitele).
Înregistrați un contract nou
- Apăsați Contract nou. Fereastra vă arată numărul pe care îl va primi.
- Alegeți Felul contractului și Data contractului.
- Alegeți Clientul (la contractele cu furnizori alegeți furnizorul). Datele partenerului se completează singure din fișa clientului.
- Scrieți Titlul (scurt), de exemplu „Abonament monitorizare CCTV”, și Obiectul contractului.
- Completați perioada (De la, Până la), Valoarea, Moneda, dacă valoarea e totală (o dată) sau pe lună (abonament) și dacă e cu sau fără TVA.
- Verificați la „Datele partenerului” CUI-ul, sediul și cine semnează.
- Apăsați Înregistrează contractul. Textul se face singur din modelul felului ales.
- Moneda se propune singură: moneda firmei. Puteți alege și EUR sau USD.
- Un contract se poate face și dintr-o ofertă: butonul Contract de pe ofertă completează datele.
- „Notă internă” nu apare în contract.
Textul, PDF-ul, Word-ul și scanul semnat
- PDF și Word fac contractul pe antetul firmei, gata de tipărit.
- Editează textul vă lasă să schimbați textul doar la acest contract. ↻ Refă din model îl reface cu datele de acum (ce ați scris de mână se pierde).
- La „Documente semnate și anexe” apăsați Încarcă și alegeți ce este: contractul semnat (scan), act adițional, anexă sau alt document. Merg PDF, poze și Word.
- Modele (sus pe pagină): fiecare fel de contract are modelul lui. Câmpurile între acolade se completează singure. Revino la modelul inițial anulează schimbările.
Facturarea din contract
Cardul Facturare apare dacă firma are și modulul Facturi, iar contractul are un client și este în vigoare.
- Apăsați 🧾 Factură din contract.
- Verificați textul și suma; aplicația adaugă singură „conform contract nr. … din …”.
- Apăsați Fă ciorna de factură, apoi verificați și emiteți ciorna din Facturi.
Pentru un abonament (valoare pe lună), apăsați 🔁 Pune la „Facturează luna” și alegeți cât de des. De atunci contractul apare la Facturi → Facturează luna. Tot pe card vedeți facturile făcute din contract.
Stările contractului
Filele de sus: În vigoare, Expiră în 30 de zile, Expirate, Încheiate / reziliate, Anulate, Toate. Puteți filtra și după fel sau căuta după număr, partener, CUI, titlu.
- Încheie / reziliază: contractul s-a terminat normal sau a fost oprit înainte de termen.
- Anulează: contractele nu se șterg; numărul rămâne folosit în registru.
- Repune în vigoare readuce un contract încheiat sau anulat.
Întrebări frecvente
Unde schimb seria și numerotarea contractelor?
Butonul Setări de pe pagina Contracte (doar Super Admin): seria, numărul de start, câte cifre, dacă o ia de la 1 în fiecare an, cine semnează pentru firmă, termenul de plată și garanția obișnuite.
De unde iau datele firmei (CUI, sediu, IBAN)?
Din Setări firmă, cardul cu datele pentru facturi.
Pot șterge un contract greșit?
Nu. Îl anulați cu Anulează (și scrieți motivul); numărul rămâne în registru și nu se mai dă altui contract.